HTG legt uit: wat bcc is en waarom je bent een verschrikkelijk persoon, indien u geen gebruik maken van het goed (of helemaal niet)

Weinig voorzieningen in de moderne digitale workflow zijn zo op grote schaal beschikbaar, maar zo op grote schaal genegeerd (of ronduit misbruikt) als de e-mail BCC-functie. Als u zich schuldig van misbruik of verwaarlozing van haar macht (en er is een goede kans dat je bent) bent, is het tijd om zich te bekeren en, in het proces, bezuinigen op spam en de bescherming van de privacy van uw vrienden en familie.

Gerelateerd artikel HTG Legt uit: Wat is het verschil tussen CC en BCC bij het verzenden van een e-mail? Er zijn drie adres sleuven in elke e-mail client: TO, CC en BCC, die staan ​​voor “[leveren] om” respectievelijk “carbon copy” en “blind carbon copy”. Deze betekenissen zijn een overblijfsel van de wereld die e-mail voorafgegaan: fysieke brieven en memo’s.

In het midden van de eeuw zakelijke memo’s, bijvoorbeeld, zou er een TO sleuf voor de primaire ontvanger, een CC slot voor mensen die nodig zijn om in op de communicatie, maar die waren niet de primaire ontvangers, en een derde sleuf, BCC, voor individuen die nodig zijn om in op de communicatie ook maar, om welke reden dan ook, zouden hun identiteit geheim te houden uit de memo’s verspreid onder de ontvangers in de TO en CC-adres slots.

Bij de komst van de elektronische post werden dezelfde conventies gebruikt in de papieren post en memo’s gekopieerd, beide uit de bekendheid en omdat ze bleven nuttig, hoewel de boodschap was niet meer fysiek gekopieerd en geleverd.

Als deze verdragen bestonden al tientallen jaren voor de komst van e-mail en zijn blijven bestaan ​​in de tussenliggende halve eeuw of zo, waarbij dan doet het probleem zich voor? Er zijn twee vormen van BCC misbruik: passief-agressieve blind carbon kopiëren (de kwaadaardige vorm vorm van problemen) en verwaarlozing aan blinde-carbon kopiëren gebruiken om privacy te beschermen (verdrukking, die voortkomt uit onwetendheid). Laten we eens kijken naar hoe en waarom elke voorkomen.

Het ergste gebruik van de blind carbon copy is om passief agressief verstrikken een collega. Dit soort BCC misbruik opduikt wanneer medewerkers hun toevlucht tot de BCC functie als een manier om indirect tattling hun medewerkers, zuigen hun baas, of anderszins betrokken zijn bij disfunctionele werkplek hijinks.

 EC Comics.

Een werknemer, bijvoorbeeld, kan hun baas als BCC geadresseerde op een e-mail ze sturen naar een andere werknemer te zetten, zodat hun baas ziet dat ze communiceren met de andere werknemer of dat de andere werknemer er niet in slaagt om een ​​soort van verplichting te voldoen of deadline. Dit soort geheime eekhoorn communicatie is over het algemeen afgekeurd op de werkplek en we zijn niet van plan om elke vorm van gedrag dat een kleine en passieve agressieve werkomgeving rassen te onderschrijven.

Onze enige advies over de zaak is: Stop ermee.

Tenzij uw HR-afdeling of je baas expliciet naar je toe komt en u vraagt ​​BCC uw communicatie, moet u de praktijk te vermijden.

Als mensen buiten de primaire communicatie behoefte in de loop, zelfs hoger ups worden gehouden, de beste praktijk is om ze op te nemen als CC geadresseerden en de aan geadresseerden in kennis van die werd opgenomen en om welke reden.

Niet alleen is dit het bouwen van een meer volwassen dialoog op de werkplek, het helpt je ook voorkomen dat een bijzonder pijnlijke gebeurtenis: als je baas of andere BCC-ontvanger maakt gebruik van het antwoord-all functie die zij zichzelf effectief ontmaskeren en laten zien dat ze ingewijd zijn geweest om de inhoud van de voorafgaande email. Probeer uit te leggen dat de ene naar de collega dat je samenzwering tegen bij de waterkoeler.

Gelukkig is het aantal mensen dat kwaadwillig gebruik van de BCC-functie is klein, die ons leidt tot degenen die deel uitmaken van het grootste deel van het misbruik: de onwetende.

Als de meerderheid van de mensen zijn niet kwaadwillig gebruik van de functie BCC als onderdeel van een psychologische oorlogsvoering campagne tegen hun collega’s, dan waar komt die ons verlaten? Het laat ons achter met de miljoenen mensen die onbewust verwaarlozen om zelfs de BCC-functie te gebruiken in de eerste plaats.

 de Denver Public Library, Western History Collection.

Waarom is de BCC functie zo belangrijk? Hiermee kunt u een e-mail sturen naar iemand zonder dat die persoon het zien van iedereen dat de e-mail ontvangt, effectief de bescherming van hun persoonlijke gegevens. Hier is een voorbeeld email naar voren, geselecteerd uit onze eigen e-archief

Iedere blauw blur in privacy gefilterde afbeelding het bovenstaande is een e-mailadres. Niet alleen waren er meer dan 40 e-mailadressen in de lijst van ontvangers naar voren werden we in op inbegrepen, maar er zijn twee sets van de overgebleven vooruit blokken in de doorgestuurde e-mail (gezien boven), die 13 en 8 e-mailadressen respectievelijk bevatten. Dit betekent dat er meer dan 60 e-mailadressen in het hele lichaam van de e-mail.

Nu, kun je jezelf de vraag “Nou en? Wat maakt het uit? “Het doet er om verschillende redenen. Eerst en vooral is er de eenvoudige kwestie van privacy en het behandelen van de privacy van de mensen op uw lijst met contactpersonen (of ze nu vrienden, familie of zakenrelaties) respectvol. Het spreekt vanzelf dat de mensen die het vuur af naar voren en massa-e-mails met tientallen van hun vrienden en medewerkers niet de tijd om persoonlijk contact met elk van die tientallen ontvangers en vragen te nemen als ze willen hun contactgegevens gedeeld met iedereen op de geadresseerde lijst. Het is ronduit respectloos om contact informatie te delen zonder de toestemming van de persoon in kwestie.

Gerelateerd artikel How To Use BCC (Blind Carbon Copy) in Outlook 2010 Het wordt nog respectloos en lastig de meer divers de menigte van mensen die je e-mail is. Als je e-mailen tien mensen in een kleine maatschappelijke organisatie die elkaar al kennen, zou de kwestie onbeslist zijn. Als je een leraar bent en je e-mailen tientallen (zo niet honderden) van de studenten een aantal aanvullende materiaal, plotseling je het persoonlijke contact gegevens van een groot aantal mensen te delen met een heleboel andere mensen kunnen ze niet willen delen met .

Erger nog, als iemand per ongeluk raakt “Allen beantwoorden” voor één van de e-mails die u verstuurt met een volledig geladen en CC slots, elke persoon op de originele lijst met ontvangers het antwoord ontvangt. In het beste, dat is relatief onschuldig, maar zeker verspilt de tijd van iedereen omdat ze de e-mail te openen om te zien wat er nieuw is in de discussie. In het ergste geval, zo vaak is gebeurd in bedrijven over de hele wereld, de e-mail kan op een eigen leven als honderden werknemers beantwoorden, argumenteren nemen, en anders omgaan met de e-mail. Zo’n antwoord-all kettingreacties kunnen duizenden overspannen van e-mails en kan zelfs spawn flame wars (er was zo’n flame war bij Tandem Computers in de late 20e eeuw, dat duurde jaar).

Ten tweede, en meer praktische zorg voor degenen onder u die minder over goede e-mail etiquette en het beschermen van de privacy van uw vrienden zou kunnen schelen, dit soort van bulk e-mails per ongeluk te creëren keurige kleine lijsten met e-mailadressen voor kwaadaardige software en spammers te oogsten. Als uw e-mailadres eindigt op een enorme e-mail naar voren gestuurd rond de spreekwoordelijke wereld, kunt u er zeker van dat ergens langs de lijn zul je uiteindelijk op een spam lijst. Erger nog, als een van de gebruikers die eindigt met uw e-mail doorgestuurd zitten in de ingewanden van hun inbox belandt hit door malware die repliceert via lijsten met contactpersonen en e-mailadressen in de inbox, zult u waarschijnlijk eindigen met een kwaadaardige e-mail het vinden van zijn weg naar jou.

Als je in het laatste kamp, ​​die de BCC-functie te negeren, ben je waarschijnlijk afvragen wat je kunt doen om de privacy en veiligheid faux pas we hierboven beschreven te voorkomen. Maak je geen zorgen, je een keer bewust hoe vreselijk het is om de BCC functie negeren bent, wordt het meteen duidelijk wat je moet doen om je te wassen van je vorige slechte e-mail gedrag.

Ten eerste, en boven alles, begin je door jezelf de vraag “Moet ik echt nodig om deze e-mail te sturen naar iedereen op mijn lijst met contactpersonen? Dertig van hen? Een van hen “Het antwoord op deze vragen voor de meeste e-mails is:? Nee je hoeft niet uit te blazen van een persoonlijke e-mail of door te sturen naar iedereen in uw lijst met contactpersonen.

Ten tweede, als je merkt dat je met een legitieme reden om een ​​heleboel mensen een e-mail in een keer. Zoals, bijvoorbeeld, je bent te schakelen naar een nieuwe e-mailprovider of u wilt uw nieuwe postadres te sturen naar een honderdtal van uw vrienden en familie, het enige juiste ding om te doen is om hun adressen in de BCC slot te zetten. Dit zorgt ervoor dat al het kwaad van de massa TO / CC e-mailing zijn elimineert: de e-mailadressen van alle ontvangers zijn privé, is er geen kans op een spam bot of een stuk van malware op de computer van een ontvanger het oogsten van de e-mail van een andere ontvanger, en als een van hen moet u antwoorden op een vraag of een dergelijke vraag, zullen ze niet uit te blazen hun vraag of opmerking aan ieder ander mens.

BCC verhoogt de privacy, verhoogt de veiligheid, en de bezuinigingen op de inbox crud uw vrienden en medewerkers doorheen moeten waden. Er is absoluut geen reden om te voorkomen dat het gebruik ervan als dit te doen is zo simpel als de invoering van de adressen in een ander adres slot.

Via e-mail een keer per maand, en dat ook voor een e-mail op een moment – dat betekent niet mij een verschrikkelijk persoon, toch?

Oké, ik begrijp het concept van het hebben van persoonlijke en / of zakelijke e-mails gedeeld in het hele land met mensen die geen idee hebben wie ik ben, het gebeurt vrij vaak.

Hier is mijn dilemma: Zeg ik wil BBC een groep mensen als gevolg van een goede e-mail etiquette en de persoon aan wie de e-mail is gericht en naar heeft geen idee dat een hele groep mensen kregen dezelfde e-mail dezelfde informatie. Kon dat niet worden opgevat als een soort van complot om een ​​probleem dat zich op het werk te wreken.

Voorbeeld: Ik heb een e-mail te sturen naar mijn baas, en ik denk dat de e-mail moet gaan naar alle medewerkers en een vrij groot aantal klanten die willen weten dat een bepaalde eindbeslissingen is gemaakt dat adversly invloed kunnen zijn op hun rekeningen. Als mijn baas van de e-mail ontvangt, zal hij niet de BBC lijst van mensen te zien, hij zal niet weten dat 100 andere mensen werden e-mail totdat iemand Reageren klikken alle? Of iemand vraagt ​​hem over de situatie. Zal niet de baas zien dit als een negatieve en vraag mijn motieven voor het houden van een “geheim”? Zou niet mijn loyaliteit aan het bedrijf worden ondervraagd. Hoe zou ik zorg ervoor dat de baas is zich ervan bewust dat de e-mail is verzonden naar de 100 belangrijkste investeerders? Anders dan met vermelding van het feit dat in de e-mail?

Omdat de band Iron Maiden reist op hun wereldtournee in 2016, zal de piloot van hun 747 niemand minder dan zanger Bruce Dickinson zijn.